第一章 总则

第一条 为规范我校学生奖助资助工作档案管理，根据《省财政厅等五部门关于印发 <贵州省学生资助资金管理办法>的通知》（黔财教〔2022〕118号）和《贵州师范学院档案管理办法（试行）》（贵师院发〔2023〕43号）精神和学校资助日常工作和接受考核工作的需要，结合学校实际，特制定本细则。

第二条  学生奖助资助工作档案是指学生在奖助资助工作中形成的、反映历史面貌，对受助学生本人、学校以及上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子文件等资料。

第三条 文件材料按年度归档，各学院、相关部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，按照本制度的规定，分别归档。

第四条 各学院、相关部门要保证各种学生奖助、资助材料的系统性和完整性，奖助资助文件上的各种附件一律随文保存。承办人员因工作变动的，归档材料向接办人员完整交接，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构人员及职责

第五条 我校学生奖助资助工作档案管理由校、院、班级分级归档和管理。学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委等使用奖助、资助资金的部门具体负责学校层面奖助资助材料的归档与管理，各学院具体负责本学院，各班级负责本班学生奖助资助工作档案的归档与管理。

第六条 学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委等使用奖助、资助资金的部门学生奖助资助档案管理职责：负责全校学生奖助资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院档案管理工作。

第七条 各学院、各班级学生奖助资助档案管理职责：按照本细则开展学生奖助资助工作的档案建设及档案的日常管理工作；贯彻执行上级资助管理部门其他关于奖助资助档案管理的要求。

第三章 归档范围

第八条 学生资助管理中心归档材料：

（一）校级贫困生资料；

（二）学校生源地贷款相关材料；

（三）国家奖、助学金等相关材料；

（四）勤工助学相关材料；

（五）临时困难补助相关材料；

（六）资助育人相关材料；

（七）巩固拓展脱贫攻坚成果专项学生资助材料（原教育精准扶贫学生资助材料）；

（八）毕业生下基层服务期满学费补偿国家助学贷款代偿资料；

（九）应征入伍学生资助相关资料；

（十）本单位年度工作计划与总结、大事记；

（十一）资助工作管理制度、重要发文等相关材料；

（十二）根据国家、省级政策调整后新增或者变更名字后的资助档案；

（十三）其他需要存档的档案。

第九条 学工部（学生处、武装部）归档材料：

（一）校级奖学金相关材料；

（二）奖助育人相关材料；

（三）本单位年度工作计划与总结、大事记；

（四）奖助工作管理制度、重要发文等相关材料；

（五）根据国家、省级政策调整后新增或者变更名字后的奖助档案；

（六）其他需要存档的档案。

第十条 校团委归档材料：

（一）学校对社会实践团队、星级社团奖励等相关资料；

（二）奖助育人相关材料；

（三）奖助工作管理制度、重要发文等相关材料。

（四）根据国家、省级政策调整后新增或者变更名字后的资助档案

（五）其他需要存档的档案

第十一条 其他使用奖助、资助资金的部门，各学院、各班级结合部门、学院、班级实际情况，将奖助、资助项目规范归档。归档材料可参考以下类别：

（一） 使用奖助、资助金相关项目的材料；

（二） 学院贫困生资料；

（三）学院生源地贷款相关材料；

（四）国家奖助学金相关材料；

（五）勤工助学相关材料；

（六）校级奖学金及校级奖励类资助相关材料；

（七）临时困难补助相关材料；

（八）资助育人相关材料；

（九）巩固拓展脱贫攻坚成果专项学生资助材料（教育精准扶贫学生资助材料）

（十）本部门、本学院、本班级年度工作计划与总结、大事记；

（十一）奖助、资助工作管理制度、重要发文等相关材料；

（十二）根据国家、省级政策调整后新增或者变更名字后的资助档案；

（十三）其他需要存档的档案。

第四章 档案归档

第十二条 学生奖助资助工作档案采取校、院、班级管理模式，相关部门、学院要建立健全档案的归档管理。

第十三条 学生奖助资助工作档案应采用统一的分类方式和编码格式。

第十四条 归档时间要求：按年度进行整理归档，在次年3月前完成上一年度的归档工作，平时奖助资助工作应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第十五条 学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委及使用奖助、资助资金的相关部门负责对本部门学生奖助资助档案进行自查。学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委不定期对各学院奖助资助档案进行检查。